企业电邮使用注意 规范化更安全有效

电子邮件作为现代企业电子商务常用沟通手段,其重要性是不言而喻,企业名称、地址、联系电话、电子邮箱地址这四项往往是企业信息的标配,合理规划使用企业电子邮件系统既能保证企业电子商务活动安全性和有效性,同时也能提升企业品牌形象,一个简洁大气的电子邮箱地址往往就能给客户一种专业干练的感觉。
规范高效的企业电子邮件系统需要满足三个条件:
1,安全性,要确保邮件平台安全稳定,企业有条件可以使用自己的邮件服务器,但必须要有专人维护。使用大型有实力有信誉的邮件平台也是不错的选择,例如qq邮箱、163邮箱、Gmail邮箱等。
2,有效性,要确保企业电子邮箱地址的有效性,尽可能避免换一个业务员就换一个电子邮箱地址的情况出现,这样不但会影响公司业务持续性,还会有一定的商业风险。公司有自己邮件服务器的话,当员工离职就把邮箱收回,即可避免这情况;如果没有自己邮件服务器,可以使用第三方邮件服务,用主邮箱绑定主域名之后,再把域名邮箱地址分配给员工使用,当员工离职,把邮箱地址收回即可,具体操作可以参考文章《QQ域名邮箱使用攻略 规范灵活事半功倍》
企业电邮3,规范性,要做到每个电邮前缀都是有意义的,特别是一些约定俗成的前缀,更需注意使用,例如admin是默认最高管理员,sales是销售,manager是经理等,这样不但看起来规范,对客户体现也友好。员工邮箱可以使用姓名作为前缀,企业电邮前缀不能字母与数字混搭,这样会给人一种非常不专业的感觉。
企业电邮使用规划越早越好,这跟企业选择域名一样,开始准备好规划好,不但有利于以后发展,同时也省去不少麻烦。